Facturation électronique avec Pennylane en PA (Plateforme Agréée) : ce qu’il faut savoir

La réforme de la facturation électronique cesse d’être une échéance lointaine : la réception obligatoire des factures électroniques s’applique à toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026, et l’émission suivra par paliers jusqu’en 2027.

Dans ce contexte, Pennylane s’est imposé comme l’un des éditeurs les plus en vue du marché, au point d’avoir obtenu son immatriculation en tant que Plateforme Agréée (PA). Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement pour une entreprise qui envisage d’utiliser Pennylane pour se mettre en conformité ? Chez Exxactitude, nous accompagnons nos clients dans le choix et le déploiement de leur solution de facturation électronique, qu’il s’agisse de Pennylane ou d’une autre Plateforme Agréée. Voici un point complet sur la question.

L’essentiel à retenir

• La réception d’une facture électronique via une Plateforme Agréée devient obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026 ; l’émission suit un calendrier progressif selon la taille de l’entreprise.
• Une Plateforme Agréée (PA, anciennement appelée PDP) est le seul type d’acteur habilité à transmettre, recevoir et faire remonter à l’administration fiscale les données de facturation électronique.
• Pennylane a obtenu son immatriculation définitive de Plateforme Agréée en décembre 2025, après une phase d’immatriculation « sous réserve » et des tests d’interopérabilité réussis avec l’AIFE et le réseau Peppol.
• Sur le marché, 137 plateformes ont aujourd’hui validé l’ensemble des conditions réglementaires (Pennylane en fait partie), et une quinzaine d’autres attendent encore leurs tests d’interopérabilité.
• Choisir une PA ne se résume pas à un nom connu ou à un tarif : couverture fonctionnelle, qualité d’intégration avec votre gestion comptable, sécurité et accompagnement doivent peser dans la décision — c’est précisément le rôle de votre expert-comptable.

Où en est la réforme de la facturation électronique ?

Pour resituer le contexte : la facturation électronique, ou e-invoicing, repose sur l’échange de factures sous un format structuré et lisible automatiquement par les systèmes informatiques, contrairement à un PDF envoyé par e-mail qui, lui, ne répond pas à la définition réglementaire. Trois formats sont autorisés : l’UBL, un XML standardisé très répandu à l’international, le CII, un format XML très structuré plutôt prisé des grands groupes et de l’industrie, et le Factur-X, un format hybride qui combine un PDF lisible par un humain et des données XML exploitables par une machine, c’est ce dernier format que Pennylane a choisi de mettre en avant auprès de ses utilisateurs.

À cette obligation d’e-invoicing s’ajoute celle de l’e-reporting, qui concerne les opérations non couvertes par la facturation électronique B2B classique : ventes aux particuliers (B2C) et transactions internationales. Les entreprises doivent alors transmettre à l’administration fiscale les données de transactions et de paiement correspondantes, une forme de déclaration de TVA en continu qui ne remplace toutefois pas, pour l’instant, les déclarations périodiques classiques.

Le calendrier, fixé après plusieurs reports, se présente ainsi :

Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA sont concernées, y compris les micro-entrepreneurs en franchise en base qui, bien que non redevables, restent assujettis. À l’inverse, les opérations exonérées de TVA, les importations et exportations, les associations non assujetties, la facturation aux particuliers et les opérations intracommunautaires échappent à l’obligation d’e-invoicing, mais restent concernées par l’e-reporting.

Le non-respect de ces obligations expose à des sanctions financières : une amende de 500 € est prévue en l’absence de rattachement à une PA dès le 1er septembre 2026, portée à 1 000 € tous les trois mois en cas de persistance, à laquelle s’ajoutent une pénalité de 15 € par facture non émise au format électronique (plafonnée à 15 000 € par an) et une pénalité de 250 € par manquement à l’obligation d’e-reporting (également plafonnée à 15 000 € par an).

Plateforme Agréée, PPF, Solution Compatible : trois rôles à ne pas confondre

Le vocabulaire de la réforme prête souvent à confusion, alors qu’il conditionne directement le choix d’un outil.

La Plateforme Agréée (PA), qui a remplacé l’ancienne appellation PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), est un prestataire privé habilité par l’administration fiscale. Elle assure la transmission sécurisée des factures électroniques entre entreprises, le respect des formats et mentions exigés, la remontée des données de facturation à l’administration pour le pré-remplissage des déclarations de TVA, ainsi que l’interopérabilité avec les autres PA du marché. Pour exercer ce rôle, une plateforme doit obtenir une immatriculation officielle et démontrer sa conformité à un cahier des charges strict portant notamment sur la sécurité, la traçabilité et le respect du RGPD — la certification ISO/IEC 27001 en étant l’un des prérequis.

Le Portail Public de Facturation (PPF), initialement pensé comme une alternative publique pour l’émission et la réception des factures, a vu son rôle restreint depuis l’annonce du ministère de l’Économie d’octobre 2024. Il ne joue plus aujourd’hui qu’un rôle d’annuaire central, recensant les entreprises et la Plateforme Agréée choisie par chacune pour la réception de ses factures.

Les Solutions Compatibles (SC), anciennement appelées opérateurs de dématérialisation (OD), désignent les logiciels de facturation, ERP ou outils de caisse qui ne disposent pas, eux, d’une immatriculation officielle. Une SC ne peut ni transmettre directement une facture électronique à la PA d’un client, ni recevoir une facture en lieu et place d’une PA, ni transmettre les données fiscales à l’administration. Son rôle se limite à celui d’intermédiaire technique entre l’entreprise et la PA à laquelle elle est connectée.

À ce jour, la liste officielle communiquée par l’administration fiscale recense 137 plateformes ayant validé l’ensemble des conditions requises, y compris les tests d’interopérabilité, Pennylane figure parmi elles, aux côtés d’autres éditeurs bien connus des TPE et PME françaises comme Sage, Cegid, Qonto, Sellsy, Indy, Tiime ou Axonaut. Une quinzaine de plateformes additionnelles sont encore en attente de finaliser leurs tests d’interopérabilité.

Pennylane, Plateforme Agréée : que sait-on de son immatriculation ?

Pennylane a suivi le parcours classique d’immatriculation : une première étape « sous réserve », validée après vérification du dossier par l’administration, puis une phase de tests d’interopérabilité technique avec le Portail Public de Facturation. L’éditeur a obtenu son immatriculation définitive de Plateforme Agréée en décembre 2025, à l’issue de tests menés conjointement avec l’AIFE, le système d’immatriculation (SIM), le réseau Peppol et les autres PA du marché. Pennylane avait par ailleurs été sélectionné lors du pilote élargi mené au second semestre 2025 et avait obtenu la mention « Excellente » à cette occasion.

Sur le plan de la sécurité, Pennylane est certifié ISO/IEC 27001 depuis août 2023, une certification qui atteste de la mise en place d’un système de gestion de la sécurité de l’information conforme aux exigences imposées aux Plateformes Agréées.

Sur le plan fonctionnel, l’éditeur revendique une position particulière sur le marché : Pennylane se présente comme un outil « 4 en 1 », qui combine à la fois un outil de production de factures, une fonction de Solution Compatible (l’ancien rôle d’opérateur de dématérialisation), un compte professionnel et, désormais, le statut de PA. Concrètement, cela signifie qu’un même utilisateur peut créer, transformer, transmettre et archiver ses factures, tout en gérant son e-reporting, sans avoir à faire transiter ses données par un prestataire tiers.

Ce que l’immatriculation change concrètement pour les utilisateurs

Pour les entreprises déjà clientes de Pennylane, ou qui envisagent de le devenir, l’émission et la réception de factures électroniques au format Factur-X sont incluses dans l’ensemble des abonnements, y compris dans l’offre gratuite proposée aux micro-entreprises, sans carte bancaire ni engagement. Les autres formules démarrent autour de 14 € HT par mois pour l’offre Basique, 24 € HT par mois pour l’offre Essentiel, et 79 € HT par mois pour l’offre Premium incluant le module de production comptable, l’e-reporting et le suivi des statuts étant disponibles sur l’ensemble de ces plans.

Une fois la facture déposée sur la plateforme, son cycle de vie peut être suivi en temps réel à travers une série de statuts normalisés : déposée, émise par la PA, reçue par la PA du destinataire, mise à disposition, puis, selon les cas, rejetée, prise en charge, approuvée (totalement ou partiellement), en litige, suspendue ou encore liée à un paiement transmis. Certains de ces statuts (déposée, rejetée, paiement transmis, refusée) sont obligatoirement transmis à l’administration ; les autres relèvent de bonnes pratiques recommandées mais facilitent grandement le pilotage des relances et du recouvrement.

L’intégration comptable constitue l’un des arguments centraux de l’éditeur : chaque facture émise ou reçue génère automatiquement l’écriture comptable correspondante, le rapprochement bancaire peut s’effectuer automatiquement une fois le compte professionnel connecté, et un espace collaboratif permet d’inviter son expert-comptable pour fiabiliser le traitement comptable et fiscal des opérations. Pennylane couvre par ailleurs, via ses connecteurs et partenariats sectoriels, plusieurs des cas d’usage spécifiques définis par l’AFNOR dans le cadre de la réforme : notes de débit pour ajuster une facture à la hausse, factures de situation dans le BTP avec retenues de garantie et reprise d’acomptes, ou encore facturation récapitulative liée à plusieurs bons de livraison. Ces cas particuliers, fréquents dans le négoce, l’industrie ou le BTP, méritent une vérification attentive avant le passage en production : c’est précisément le type de point que nous examinons avec nos clients lors de l’audit préalable.

Enfin, si une entreprise souhaite conserver son logiciel de facturation ou son ERP actuel plutôt que de basculer entièrement sur l’interface Pennylane, cela reste possible à condition que cet outil soit connecté, en tant que Solution Compatible, à une Plateforme Agréée, Pennylane ou une autre. Encore faut-il vérifier que la génération des formats réglementaires, le mapping des champs obligatoires et la gestion des statuts fonctionnent correctement avec le connecteur retenu.

Les points de vigilance avant de basculer

L’immatriculation de Pennylane en tant que PA ne dispense pas d’une préparation sérieuse. Plusieurs points méritent une attention particulière.

D’abord, la fiabilité de votre base clients : la facturation électronique impose de renseigner systématiquement le numéro SIREN de chaque client professionnel français, ainsi que l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation. Sur un fichier client volumineux, la collecte des SIREN manquants peut prendre plusieurs semaines et ne doit pas être traitée à la dernière minute.

Ensuite, la compatibilité de vos outils existants : si vous utilisez un logiciel de gestion commerciale, un ERP ou une caisse tiers (Sage, EBP ou autre), il convient de vérifier que les connecteurs vers Pennylane fonctionnent correctement et que les flux de facturation restent cohérents entre vos différents systèmes.

Par ailleurs, les flux internationaux suivent une logique différente : les factures adressées à des clients étrangers ne transitent pas par le circuit B2B français de facturation électronique et continuent d’être envoyées selon les modalités habituelles, mais les données de ces transactions doivent être transmises à la DGFiP via l’e-reporting, ce que Pennylane automatise.

Enfin, mieux vaut tester l’émission et la réception de factures en conditions réelles avant l’échéance réglementaire, plutôt que de découvrir un dysfonctionnement de connecteur ou un champ obligatoire manquant le jour où la bascule devient impérative.

Check-list : préparer sereinement votre passage à la facture électronique

1. Cartographier vos flux de facturation actuels (émission, réception, validation, conservation) afin d’identifier les écarts avec les exigences de la réforme.
2. Mettre à jour votre base clients et fournisseurs : SIREN, adresses de facturation et de livraison.
3. Intégrer dès maintenant les nouvelles mentions obligatoires sur vos modèles de factures (numéro SIREN du client, nature de l’opération, mention de l’option pour le paiement de la TVA sur les débits si applicable).
4. Choisir votre Plateforme Agréée — Pennylane ou une autre parmi les 137 immatriculées — en fonction de votre activité, de votre taille et de vos outils existants.
5. Connecter votre compte bancaire professionnel pour activer le rapprochement automatique des encaissements.
6. Paramétrer vos connecteurs si vous conservez un logiciel de gestion commerciale ou un ERP tiers.
7. Inviter votre expert-comptable dans l’espace collaboratif de votre plateforme pour fiabiliser le traitement comptable.
8. Tester l’émission et la réception de factures électroniques en conditions réelles avant l’échéance applicable à votre entreprise.
9. Former les collaborateurs concernés — équipe commerciale, assistanat de direction, direction financière — aux nouveaux usages.

Pennylane ou une autre Plateforme Agréée ? Le rôle de votre expert-comptable

Pennylane bénéficie d’une position singulière sur le marché grâce à son approche tout-en-un, qui réunit facturation, gestion et comptabilité dans un même outil. Mais ce n’est pas la seule option crédible : 137 plateformes ont aujourd’hui validé l’ensemble des exigences réglementaires, et certaines répondent mieux que d’autres aux besoins spécifiques d’un secteur d’activité, d’une taille d’entreprise ou d’un existant logiciel donné.

Le choix d’une PA ne devrait jamais se réduire à une comparaison de prix ou à la notoriété d’un éditeur. Il mérite d’être examiné selon plusieurs critères : la couverture fonctionnelle et l’interopérabilité avec votre système d’information, la qualité du support et de l’accompagnement proposé lors de la migration, le niveau de sécurité et de certification (ISO 27001, conformité RGPD, localisation des données), la lisibilité réelle des coûts au-delà du prix d’appel, et enfin la capacité de l’éditeur à faire évoluer son outil au fil des prochaines obligations réglementaires.

C’est précisément sur ce terrain qu’intervient votre expert-comptable. Chez Exxactitude, nous n’avons pas d’intérêt commercial à privilégier un éditeur plutôt qu’un autre : notre rôle est d’auditer vos flux de facturation actuels, de vous aider à choisir la Plateforme Agréée la mieux adaptée à votre activité, qu’il s’agisse de Pennylane ou d’une autre solution du marché, puis de vous accompagner dans le paramétrage, la migration de vos données et la fiabilisation du traitement comptable et fiscal qui en découle. Cette indépendance de conseil est d’autant plus utile que la réforme touche directement vos déclarations de TVA et votre piste d’audit fiable, deux sujets sur lesquels l’œil d’un professionnel du chiffre fait toute la différence.

FAQ : facturation électronique et Pennylane

Faut-il obligatoirement passer par une Plateforme Agréée pour émettre ou recevoir des factures électroniques ? Oui. Dès la date d’exigibilité applicable à votre entreprise (réception dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises), l’envoi direct d’une facture par e-mail entre un fournisseur et son client ne sera plus considéré comme conforme : la facture doit transiter par une PA.

Peut-on conserver son logiciel de facturation actuel plutôt que de basculer sur Pennylane ? Oui, à condition que ce logiciel soit connecté, en tant que Solution Compatible, à une Plateforme Agréée et qu’il génère les formats requis (Factur-X, UBL ou CII) avec l’ensemble des mentions obligatoires.

Un fournisseur et son client peuvent-ils choisir deux Plateformes Agréées différentes ? Oui. Les PA sont conçues pour être interopérables entre elles : la PA du fournisseur transmet la facture à la PA choisie par le client, quel que soit l’éditeur retenu de chaque côté.

Que se passe-t-il en cas de rejet d’une facture par la plateforme ? L’entreprise émettrice est notifiée du rejet et peut corriger la facture avant de la retransmettre. Le suivi des statuts demeure visible en temps réel depuis l’interface.

Comment sont traitées les factures adressées à des clients étrangers sur Pennylane ? Ces transactions ne relèvent pas du circuit B2B français de facturation électronique mais de l’e-reporting : Pennylane transmet automatiquement les données correspondantes à la DGFiP, tandis que la facture continue d’être envoyée au client selon les modalités habituelles.

Peut-on utiliser Pennylane sans passer par un expert-comptable ? Oui, l’outil peut fonctionner en autonomie pour les indépendants et TPE qui gèrent eux-mêmes leur comptabilité. La collaboration avec un expert-comptable reste néanmoins vivement recommandée pour sécuriser le traitement fiscal des opérations, en particulier pour l’e-reporting et le suivi de la TVA sur les encaissements.

Exxactitude vous accompagne dans votre passage à la facture électronique

Que vous soyez déjà utilisateur de Pennylane, en cours de réflexion sur le choix de votre future Plateforme Agréée, ou simplement en train d’anticiper les échéances de 2026 et 2027, notre cabinet d’expertise comptable, membre de l’Ordre des Experts-Comptables Paris IDF vous accompagne à chaque étape :

audit de vos flux de facturation actuels, comparaison objective des plateformes agréées disponibles, paramétrage de votre solution et fiabilisation du traitement comptable et fiscal qui en découle.

N’attendez pas la date butoir pour vous poser ces questions : contactez nos équipes pour un échange personnalisé sur votre situation.