Quels documents préparer pour accélérer la mission du commissaire à la transformation ?

La transformation d’une société suppose l’intervention d’un commissaire chargé de vérifier la situation de l’entreprise et la cohérence de la procédure. Lorsque les documents sont incomplets ou transmis au compte-gouttes, la mission s’allonge, parfois de plusieurs semaines. À l’inverse, une préparation rigoureuse permet de réduire les délais et de sécuriser l’opération dès le début.

Voici les pièces essentielles à rassembler pour faciliter le travail du commissaire à la transformation.

1. Les derniers comptes annuels et leurs annexes

Le commissaire à la transformation examine les comptes approuvés les plus récents. Ils permettent d’établir une première photographie financière : actif net, dettes, engagements.
Pièces à fournir :

• bilan, compte de résultat, annexes ;
• rapport de gestion (s’il existe) ;
• procès-verbal d’approbation des comptes.

2. La situation comptable récente

Si les derniers comptes sont anciens, une situation intermédiaire est indispensable. Si les derniers comptes sont anciens, une situation intermédiaire est indispensable. En général il convient de faire établir une situation comptes (autrement dénommée comptes intermédiaires) de moins de 6 mois. Ainsi le tableau suivant fixe la correspondance entre la date de la transformation avec la date de clôture des comptes intermédiaires, à savoir:

Éléments généralement demandés :

• balance âgée clients/fournisseurs ;
• situation comptable arrêtée à une date récente ;
• état des immobilisations ;
• relevés bancaires du mois en cours.

3. Les statuts projetés après transformation

Le commissaire à la transformation n’a pas pour rôle de les rédiger, mais il doit vérifier leur cohérence juridique.
À fournir :

• projet de statuts de la forme future (souvent SAS) ;
• tableau comparatif si plusieurs variantes ont été étudiées ;
• explications sur l’organisation souhaitée (pouvoirs du président, décisions collectives, répartition du capital).

4. Les statuts actuels et l’historique des modifications

Pour comprendre la structure existante, l’expert analyse les statuts en vigueur et les décisions antérieures.
Documents utiles :

• statuts actuels consolidés ;
• procès-verbaux d’assemblées ayant modifié le capital ou la gouvernance ;
• registre des décisions.

5. Les informations sur l’activité et son évolution

Le commissaire doit comprendre le modèle économique, les contrats clés et les éventuels événements récents.
Préparer :

• une présentation synthétique de l’activité ;
• les principaux contrats (fournisseurs stratégiques, bail, licences éventuelles) ;
• tout élément significatif récent : nouvelle filiale, cession d’actifs, restructuration.

6. Les éléments relatifs aux apports en nature

Si le capital comporte des actifs non numéraires, une documentation précise est nécessaire.
Selon les cas :

• tableau des immobilisations détaillé ;
• titres de participation et derniers comptes des filiales ;
• description du matériel significatif ;
• évaluations antérieures (si elles existent) ;
• contrats liés à un fonds de commerce.

7. Les identités et répartition du capital

Pour sécuriser le rapport, le commissaire vérifie l’identité des associés et la structure du capital.
À fournir :

• liste des associés (table de capitalisation) ;
• copies des pièces d’identité si nécessaire ;
• conventions éventuelles entre associés (pactes, clauses particulières mentionnées en dehors des statuts).

8. Les informations bancaires et financières complémentaires

Souvent demandées en complément :

• attestations de prêts en cours ;
• contrats de financement ;
• relevés des échéanciers de dettes.

9. Les documents internes utiles à la compréhension du fonctionnement

Ces pièces permettent d’éviter les compléments successifs :

• délégations de signature ;
• organigramme interne ;
• documents décrivant les process essentiels lorsqu’ils influent sur la structure de gouvernance.

Une préparation qui réduit les délais

Lorsque ces documents sont transmis dès la désignation du commissaire, la mission se déroule plus rapidement : les vérifications sont continues, les demandes complémentaires limitées, et le rapport peut être établi dans un délai maîtrisé.

Une transformation bien documentée est une transformation plus fluide, à la fois pour les dirigeants et pour les associés.